人事通知用 AI 起草：语气正式、信息清楚、留联系方式
发人事通知最怕语气正式但没人知道要找谁。把时间、对象、动作、联系方式先列成事实清单，再让 AI 写成通知，发出去当天就能少收一半私聊。
适合人群
刚接手公司通知、制度发布、员工沟通的人事行政新人
先解决什么
要让 AI 起草的人事通知语气够正式、信息够清楚，还得留清楚联系人，否则发完通知就会被私聊淹没。
学完结果
一封可直接发出的人事通知初稿，包含标题、正事、生效时间、行动要求和联系方式，所有事实都来自你提供的清单。
你会学到什么
正式的语气不是加【尊敬的各位同事】，而是把时间、对象、动作写准，不写 AI 编的日期
通知要回答三个问题：和我有关吗、我要做什么、出问题找谁
先列事实清单再写正文，AI 只能整理你给的，不能替公司定规矩
发出去前找一位同事试读，问他读完要做什么，答得上才算合格
开场困境
通知发出去，三天收到二十条私聊
你发出《关于调整考勤打卡方式的通知》，三天收到二十条私聊：外勤要打卡吗、补卡找谁、几点开放。通知里都写了，但没人读到。
人事通知要让收到的人一次看明白：和自己有关吗、下一步做什么、出问题找谁。
错误做法
别丢一句话给 AI 就说【写得正式点】
别丢一句『帮我写个考勤通知，语气正式点』给 AI。它会回你一篇『尊敬的各位同事』，日期、部门、流程全凭脑补。
反例：AI 写【8 月 10 日起执行】，生效日期你还没确认。
反例：只写【联系行政部】，没有人名、电话、邮箱。
反例：【迟到三次予以警告】是 AI 加的，公司没有这条。
反例：写【各部门做好传达】，没说谁转告谁、什么时候完成。
实操流程
5 步把事实清单变成正式通知
先把事实喂给 AI，再让它组装。输入样例：考勤系统 8 月 12 日 9:00 升级约 2 小时；升级期间照常打卡；异常由部门主管 3 个工作日内补录；联系人王姐 021-8888-6666。
- 把要发的事拆成一行一条事实：谁、何时、做什么、找谁。
- 写明语气要求：正式、不指责、不出现公司没有的惩罚。
- 要求 AI 固定输出：标题、正文、行动要求、联系方式四段。
- 删掉输出里不在事实清单里的日期、人名、规定。
- 发给一位同事试读，他答得出【做什么、找谁】才算过。
案例
一封通知写到每个人能做动作
输入：考勤系统 8 月 12 日 9:00 升级约 2 小时；照常打卡；异常由部门主管 3 个工作日内补录；外勤不操作；联系人王姐 021-8888-6666，wang@abettercorp.com。
AI 输出：【关于考勤系统升级期间有关事项的通知】。公司将于 8 月 12 日 9:00 至 11:00 升级考勤系统，期间请照常打卡，异常由部门主管 3 个工作日内补录，外勤无需额外操作。如有疑问，请联系行政部王姐：021-8888-6666，wang@abettercorp.com。
可复制提示词
直接复制这条提示词
把事实清单和这条提示词一起发过去，AI 会按四段输出正式通知初稿。
你是我的人事行政助理。下面是一份事实清单，只允许使用清单里的信息，不要补充日期、人名、惩罚或流程。请写一封正式的内部通知，语气客观、不指责。固定输出四段：一、标题；二、正文；三、行动要求（谁需要做什么、什么时候做）；四、联系方式（人名、电话、邮箱）。结尾必须包含联系方式。\n\n事实清单：\n[逐条粘贴：谁、何时、做什么、找谁]人工检查
发出去前，用这张清单过一遍
AI 负责把事实排成正式口吻，哪些话公司能说、哪些不能，永远要你拍板。
日期、人名、规定都能在事实清单里找到，找不到就删。
员工要做什么写清楚了吗？没写的就补上。
联系方式是具体的人+电话+邮箱，不是【联系行政部】。
语气没有【务必】【否则】这类指责或惊吓话术。
不熟悉此事的同事能答出【找谁、做什么】。
可直接套用的流程
1. 先写清楚任务目标：这次要让 AI 帮你完成什么工作，而不是泛泛地问一个问题。
2. 再给资料边界：哪些背景、数据、约束、口径必须被使用，哪些内容不能编。
3. 最后规定输出格式：用清单、表格、方案、话术还是复盘报告，并保留人工检查。
本篇所在栏目「人事行政」
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