公司制度用 AI 改写成员工能看懂的白话版本
员工手册写着「经审批后执行」「逾期不再累计」，新同事却连问三遍。把制度切成条款喂给 AI，按「要做什么、什么时候做、不做会怎样」三问改白话，每条带原文依据，发布前找非 HR 同事试读。
适合人群
刚接手考勤、员工手册或制度更新，还没学会把制度翻成员工语言、又怕改错被追责的人事行政新人
先解决什么
员工手册原文全是「经审批后执行」「逾期不再累计」，员工看不懂，同一规则换着人反复私聊问你。
学完结果
一份员工能照着做的白话版制度：每条写清要做什么、什么时候做、不做会怎样，并附原文依据。
你会学到什么
别让 AI 逐句翻译，把它当制度原文拆成条款，逼它回答「员工要做什么」
时间、天数、作废后果必须原样保留，禁止用「尽快」「按规定」代替
每条白话版都要带原文依据，员工质疑时能回到制度原文核对
发布前找一位非 HR 同事试读，他复述不出来，说明还没改完
开场困境
制度不是看不懂，是根本没回答员工想问的三个问题
你刚接手考勤，公司《加班调休管理规定》原文写着：加班应提前申请，经负责人审批；加班后可在规定期限内安排调休，逾期未休不再累计。新人在群里连问三句：忘打卡的加班还算吗？调休要提前几天提？年底没休完是不是作废？
真问题不是句子太长，而是制度没回答三件事：我要做什么、什么时候做、不做会怎样。逐句翻译成白话，只是把「经审批后执行」换成「要按规定走流程」，员工还是不知道手往哪放。
错误做法
让 AI「改通俗点」，改动的地方恰好是员工要做的事
错误做法是把整段制度贴给 AI，写一句「帮我改通俗一点」。AI 会把「逾期未休不再累计」翻译成「加班后请尽快安排调休」，听起来温柔了，但「尽快」是几天？年底作废这条硬规则被美化掉了。员工读完照样不知道该哪天提调休。
反例：AI 把「逾期未休不再累计」改成「请在规定期限内妥善安排」，没写期限是 90 天、超期作废，等于白改。
反例：AI 把「经审批后执行」改成「加班需要先走流程」，员工不知道要提前一天在 OA 提交还是当天下午补。
反例：AI 自己删掉「忘打卡的加班可提交工作记录复核」，员工以为忘打卡就不算加班，白白少休一天。
反例：AI 把「虚假加班按旷工处理」美化成「请如实登记加班信息」，员工误以为不会追责。
实操流程
5 步把一条制度改成人话，而不是改写
输入样例，先给 AI 三条制度原文：P1=「加班应提前一天在 OA 提交加班申请，经部门负责人审批后方可执行」；P2=「加班后 90 天内可安排调休，逾期未休不再累计」；P3=「加班当日未打卡的，需在 3 个工作日内提交工作记录供复核」。
- 把你要处理的制度切成小段，每段只讲一条规则，编号 P1、P2、P3，不要一次把整本手册喂进去。
- 只挑员工问得最多的条款：申请时限、打卡怎么算、调休多久有效、作废后果，其他冷门条款这轮先不动。
- 在提示词里写死三问：员工要做什么、什么时候做、不做会怎样，并禁止删掉时间、天数和后果。
- 要求 AI 每条输出两行：第一行大白话一句话，第二行「原文依据：P1」，方便你回到原文核对。
- 把 AI 输出发给一位非 HR 同事试读，让他复述「调休要提前几天」「多久不休会作废」，答不上来就继续改。
案例
《加班调休管理规定》改出第一版白话
输入：你把 P1、P2、P3 三条原文和提示词一起发给 AI。
AI 输出：P1「要加班，先提前一天在 OA 提交申请，领导通过后再干活」；P2「加完班 90 天内提调休，过期没休就作废」；P3「当天忘打卡，3 个工作日内把工作记录发 HR 复核，才算加班」。
你抽查发现 P2 的「作废」没被删，但「90 天从哪天算」原文没写，你标红【待确认】，去问制度起草人后补成「从加班当天起算」。白话版不是 AI 一次生成完事，而是拿 AI 的草稿去把制度口子补齐。
可复制提示词
直接复制这条提示词，替换条款原文
把你切好的 P1、P2、P3 填进去，AI 会按员工第一视角输出白话版，并把缺信息的地方标成待确认，不替你编规则。
你是人事行政文案助手。下面是我从《加班调休管理规定》抽出的条款 P1-P3，每条都是真实原文。请按员工第一人称视角改写，不要逐句翻译，也不要美化或删减规则。
要求：
1. 每条输出两行：第一行是白话版，写清「员工要做什么、什么时候做、不做会怎样」；第二行写「原文依据：P1」这类编号。
2. 原文里的时间、天数、期限和后果（作废、处罚）必须原样保留，禁止用「尽快」「及时」「按规定」代替。
3. 禁止添加原文没有的从宽说法，例如「可以协商」「一般没事」。
4. 原文没写清楚的地方，只能写【待确认】，不要替公司定规则。
5. 最后用一段话列出带硬性时限的条款编号，方便我人工核对。
条款原文：
P1=加班应提前一天在 OA 提交加班申请，经部门负责人审批后方可执行
P2=加班后 90 天内可安排调休，逾期未休不再累计
P3=加班当日未打卡的，需在 3 个工作日内提交工作记录供复核人工检查
发给全公司之前，先过这六关
白话版不是让制度读起来顺，而是让员工照着做不出错。过完这张单再发，你才敢把「作废」两个字写进全员通知里。
每条白话版里的时间、天数、期限有没有被删掉，或被改成「尽快」「及时」这类模糊词？
「逾期作废」「按旷工处理」这类后果是否原样保留，没有美化或改成「注意休息」？
有没有 AI 自己编的补充规则，比如「可以跟领导协商」，原文根本不存在？
找一位非 HR 同事试读，他能复述出「哪天之前必须做什么」吗？
每条有没有标原文依据，员工质疑时你能 30 秒回到制度原文？
发布前是否让制度起草人或直属 HR 过目，确认没有改变原意？
可直接套用的流程
1. 先写清楚任务目标：这次要让 AI 帮你完成什么工作，而不是泛泛地问一个问题。
2. 再给资料边界：哪些背景、数据、约束、口径必须被使用，哪些内容不能编。
3. 最后规定输出格式：用清单、表格、方案、话术还是复盘报告，并保留人工检查。
本篇所在栏目「人事行政」
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