用 AI 排日程和提醒：冲突、时区、前置准备别漏
第一次替团队约跨时区会议，别只发一个时间。把「参与人+占用表+时区」喂给 AI，让它同时算冲突、换算当地时间、排好会前准备和提醒，照做一次就够。
适合人群
要给团队约会、排提醒的项目助理、运营和刚接手的职场新人
先解决什么
新人排跨地区会议时只发了时间，漏算时区、没查占用冲突、也没给会前准备留提醒，结果会开不起来。
学完结果
一份带统一时区的会议时间表加上两张提醒：准备截止前 24 小时、开会前 15 分钟，全部写进日历。
你会学到什么
排日程先建「参与人+城市+时区+占用时间」清单，别人替你算等于替你担风险
让 AI 只判断你给的原始占用时间，不要让它猜谁有空
跨时区只用 UTC 做中间值，再换算回各城市当地时间，一次验算
前置准备必须排进日程：谁交什么、截止几点，提醒要设两道
开场困境
你约了周四 14:00，伦敦同事正在吃早饭
你刚接手项目助理，领导让你约周四下午和上海、新加坡、伦敦三个团队过一遍上线进度。你对着几封邮件里的时间表，凭感觉排了 14:00，群发出去。五分钟后新加坡同事回「好」；上海的王姐说周四下午有评审会；伦敦的 Tom 发来一个问号——14:00 在他那边是早上 6 点。最后没人交测试报告，会只能取消。
排日程不是把时间填进表格，而是同时处理三件事：所有人有没有占用冲突、时区换算对不对、开会前要准备的东西有没有提前安排。三件事漏一件，会议就白排。
错误做法
别丢一句「帮我排个会」就给 AI
错误做法是把名字和时间表堆在一起，说「帮我安排周四下午的会」。AI 会给你一个看起来整齐的表格，但它不知道王姐的评审会、不知道伦敦此刻是夏令时、更不知道 Tom 要提前一天交测试报告。
反例：只写「周四下午」，AI 默认按 UTC+8 排 14:00，伦敦实际是 UTC+1，Tom 那边是早上 6 点。
反例：不贴占用时间，AI 说「王姐 14:00 可行」，其实她下午有评审会，约了就撞车。
反例：只给会议时间不给前置准备，Tom 的测试报告在开会前 5 分钟才发，现场没法看。
反例：提醒只设开会前 5 分钟，漏了准备截止提醒，材料没人提前交。
实操流程
5 步排出一版不会翻车的跨时区日程
核心是让 AI 只按你给的原始占用表做事，再用 UTC 统一换算，最后把准备任务和提醒一起排进去。
- 建一张「参与人+城市+时区+占用时间」清单。输入样例：张总（上海 UTC+8）周四 9:00-18:00；王姐（上海 UTC+8）周四 14:00-16:00 评审会；Li Wei（新加坡 UTC+8）周四 10:00-19:00；Tom（伦敦 UTC+1，夏令时）周四 9:00-17:00。
- 把清单原样贴给 AI，要求它只用你给的占用时间判断冲突，不要猜谁有空。
- 让 AI 把每个候选时间换算成 UTC，再输出上海、新加坡、伦敦三个当地时间，选一个重叠区间。
- 要求 AI 列出会前准备清单：谁在会前交什么、截止时间定在开会前 24 小时，并换算成每个人所在时区。
- 把会议时间和准备清单回填到日历，设两道提醒：准备截止前 1 天、开会前 15 分钟。
案例
一个 1 小时的会，三地时间一次算对
输入：张总（UTC+8）周四 9-18；王姐（UTC+8）周四 14-16 不可约；Li Wei（新加坡 UTC+8）周四 10-19；Tom（伦敦 UTC+1）周四 9-17。需要 1 小时进度会，Tom 会前 24 小时交测试报告，张总会前 1 小时确认范围。
输出：候选重叠区间，上海/新加坡 17:00-18:00，对应伦敦 10:00-11:00，未撞王姐评审会。准备清单：Tom 最晚周三 17:00（伦敦）交测试报告，即周四 00:00（上海）；张总周四 16:00（上海）前确认本次范围。提醒：周三 17:00 前 1 天提醒 Tom 交报告，周四 16:45 提醒所有人 15 分钟后开会。
可复制提示词
直接复制这条提示词
把下面的提示词和参与人清单一起发给 AI，它会按你的占用表给出候选时间、三地当地时间表和准备清单。
你是我的日程助理。下面是我整理好的参与人清单，格式是「姓名（城市 UTC+N）占用时间」。请只根据我给的占用时间判断冲突，不要猜谁有空。
参与人清单：
[粘贴参与人+城市+时区+占用时间]
请输出：
1）所有可行的会议时间，先换算成 UTC，再输出上海、新加坡、伦敦三个当地时间；
2）明确指出与不占用的冲突；
3）一份会前准备清单：谁在会前交什么、截止时间（定在开会前 24 小时），并换算成每个人所在时区；
4）建议设置的两道提醒：准备截止前 1 天、开会前 15 分钟。
不要编造任何人的占用时间；你对每个时间都要标注依据了我清单里的哪一行。人工检查
发出去之前用这张清单过一遍
每个参与人的时区是否写对夏令时？伦敦夏季是 UTC+1，不是 UTC+0。
AI 给出的每个当地时间，是否用 UTC 重新算了一遍？
每个候选时间是否都对照了占用表，王姐这类「不可约」有没有漏掉？
准备清单里的人名、交付物、截止时间是否能在原邮件里找到？
提醒是否设了两道：准备截止前 1 天、开会前 15 分钟？
会议时间、三地时间和准备清单是否都写进了日历，而不是只发一条群消息？
可直接套用的流程
1. 先写清楚任务目标：这次要让 AI 帮你完成什么工作，而不是泛泛地问一个问题。
2. 再给资料边界：哪些背景、数据、约束、口径必须被使用，哪些内容不能编。
3. 最后规定输出格式：用清单、表格、方案、话术还是复盘报告，并保留人工检查。
本篇所在栏目「职场 AI 提效」
本专题第 43 篇 / 共 45 篇