用 AI 写跟进邮件：把“上次说了什么”和“下一步谁做”说清楚
跟进邮件发出去没人动，多半不是语气问题，而是正文没回答两件事：上次定了什么、下一步谁做。用一张两栏跟进表喂给 AI，对方十秒就能看懂该谁动手、什么时候交。
适合人群
开完会就要发跟进邮件，却总被问「所以呢」的职场新人
先解决什么
跟进邮件发出去后对方不动或回「？」，因为正文没把上次结论和下一步负责人写清楚。
学完结果
一封把「上次定了什么」和「谁在什么时间做什么」写进正文的跟进邮件初稿，附人工核对清单。
你会学到什么
正文只回答两个问题：上次定了什么、下一步谁做
用两栏跟进表把会议结论整理成 AI 能读的输入
交办句必须写全「负责人+动作+截止时间」
发之前人工核对人名、日期、行动归属
开场困境
对方看完你的邮件，只能回一个「？」
周三和客户开完方案会，你答应周五前发跟进邮件。周五你写了三版，最后发出一封：「张总，昨天聊得很愉快，方案整体没问题，后续我会继续推进，有进展随时同步。」对方回了句「？」，因为邮件里既没写昨天定了什么，也没写需要他做什么。
跟进邮件不是汇报心情，而是一张可执行的对账单。把「上次结论」和「下一步行动」拆开写，收件人才能直接动手。
错误做法
空话连篇，等于没发
错误做法是把会议记录原样粘贴，或写「那就这么定了，有问题再找我」。这两种写法都让收件人自行脑补，而脑补的结果就是没人动。
反例：「那就这么定了，有问题再联系」——没写定了什么、谁做什么。
反例：「相关人员尽快处理」——相关人员是谁？截止哪天？
反例：把聊天记录整段贴进邮件，对方划了三屏没找到自己的名字。
反例：「再补充一下细节我们细聊」——上次结论没复述，对方还得去翻旧记录。
实操流程
5 步把散会议话变成一封能执行的邮件
先做一张两栏跟进表，再让 AI 起草。输入样例：上次结论=客户确认选 A 方案，技术评估已通过；下一步=我把报价单发给客户，客户在周五前回复预算，张伟汇总评审意见；负责人=我+刘经理+张伟；截止=8/14。
- 翻出上次会议记录或聊天，把结论压缩成一句话写进「上次结论」栏。
- 把所有要发生的动作按「谁+做什么+截止时间」写进「下一步」栏，一行一个。
- 正文只保留两段：先复述结论让对方确认，再列行动清单让对方认领。删掉「辛苦」「感谢」以外的寒暄。
- 把两栏表发给 AI，要求按固定结构起草，每个行动单独一行。
- 人工核对人名、日期、行动归属，确认无误再发出。
案例
8/7 方案会后的跟进邮件
输入：上次结论=客户确认选 A 方案，技术评估通过；下一步=我 8/14 前把报价单发给客户，客户刘经理 8/18 前回复预算，张伟 8/15 前汇总两版报价差异。
输出：主题「A 方案跟进：报价 8/14 发出，预算 8/18 前回复」。正文第一段复述「会议已确认 A 方案入选，技术评估通过」；第二段写行动清单：刘经理 8/18 前回复预算，张伟 8/15 前汇总差异，我 8/14 发报价、8/19 收集反馈。收件人扫一眼就知道自己那行。
可复制提示词
直接复制这条提示词
把两栏跟进表和下面的提示词一起发给 AI，就能拿到一封结构清晰的跟进邮件初稿。
你是我的跟进邮件助理。下面是我整理的两栏跟进表：上次结论、下一步行动（每行含负责人、动作、截止时间）。请按这个结构写信：
1. 主题：概括核心结论和最关键的截止时间。
2. 第一段：一句话复述上次结论，让收件人确认。
3. 第二段：每个行动单独一行，格式「负责人：动作（截止时间）」，不写「相关人员」。
4. 结尾只写一句「如记录有误请回复指正」。
不要补充会议里没有的信息，不要写「期待您的回复」这类空话。
跟进表：
上次结论：[一句话]
下一步行动：[负责人：动作（截止时间），一行一个]人工检查
点发送前，过一遍这六项
邮件里是否明确写了上次定了什么？没写就补一句。
每个行动是否都有具体负责人？「相关人员」「大家」要改成名字。
每个行动是否都有截止时间？没有就写明「今天」「周五」或日期。
收件人名单里，是否包含每个行动对应的人？
有没有把聊天里的错别字、旧日期带进邮件？和原记录核对。
你自己那一行是否写了动作和时间？跟进邮件不能只让别人干活。
可直接套用的流程
1. 先写清楚任务目标：这次要让 AI 帮你完成什么工作，而不是泛泛地问一个问题。
2. 再给资料边界：哪些背景、数据、约束、口径必须被使用，哪些内容不能编。
3. 最后规定输出格式：用清单、表格、方案、话术还是复盘报告，并保留人工检查。
本篇所在栏目「职场 AI 提效」
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