会议纪要归库前用 AI 统一格式和标签
同一个目录里，三周会议纪要叫《第23周周会》《7.3 会议记录》《Meeting 7/3 备份》，搜「客户续约」搜不出来。先定一套标题、四段正文和固定标签规则，再让 AI 逐篇改写，归库后第一次能搜到。
适合人群
刚接手团队知识库、负责归档会议纪要的项目、运营、行政新人
先解决什么
会议纪要归库前每篇格式、标题、标签都不一样，搜「客户续约」只能一篇篇点开，时间越久越没人愿意归档。
学完结果
一套可长期套用的会议纪要归库规则和 AI 改写结果，标题、正文、标签统一，搜关键词能直接命中。
你会学到什么
先定库内规则再让 AI 干活，标题、正文段、标签都要有唯一标准
标签只用固定词表，不用「重要」「一般」这种搜不到内容的词
AI 缺字段只能标【待确认】，不许从原话之外脑补
用真实搜索词验证：搜「客户续约」能命中，才算归库成功
开场困境
三篇纪要，三个叫法，谁搜得到
你接手团队知识库，发现「会议纪要」目录里躺着三种名字：《第23周周会》《7.3 会议记录》《Meeting 7/3 备份》。正文有的分「结论、待办、风险」，有的就是整段聊天记录截图。今天老板要查「客户续约」的结论，你只能一篇篇点开猜。
错误做法
别把旧纪要整批丢给 AI 说【统一一下】
最省事的错误做法，是把所有旧纪要丢给 AI，追一句「帮我统一格式和标签」。没有规则时，AI 只会按自己的理解给标题，编出「重要」「遗留」这种永远搜不到内容的标签，还会把「客户想再观望」整理成「客户续约没问题」——情绪和事实分不清。
反例：AI 把《7.3 会议记录》改成《7月3日会议》，日期都改了，主题仍没写。
反例：标签输出【重要】【一般】——搜索时没人会拿「重要」当关键词。
反例：AI 在原话没提的地方补了「下周三前完成」，凭空造了时限。
反例：只改了标题和标签，正文四段字段没统一，库里还是两种写法。
实操流程
5 步把旧纪要改成能搜到的正文
先把规则写在前面，再让 AI 逐篇套。输入样例：旧纪要标题《7.3 会议记录》，正文写「客户说再等等，我们报价先不发，下周再确认」；你的规则是标题=日期+来源+主题，正文分「背景/结论/待办/风险」，标签只能用【客户】【报价】【续约】【风险】【周会】。
- 写死库内规则：标题格式【YYYY-MM-DD｜来源｜主题】，正文固定四段【背景/结论/待办/风险】，标签只允许从词表选。
- 选一篇你能看懂的旧纪要，把规则和这篇原文一起贴给 AI，让它先输出一篇样例。
- 检查样例后，把剩余纪要按同一规则批量改写，缺的内容标【待确认】，不许 AI 编。
- 用三个真实搜索词验证：搜「客户续约」「风险」「报价」能否命中对应纪要。
- 把规则和标签词表写进知识库说明页，告诉以后归档的人都按这套来。
案例
一篇旧纪要，改成四条可搜记录
输入原文：《7.3 会议记录》正文「客户说再等等，我们报价先不发，下周再确认；张姐说竞品也降了。」
AI 输出：标题《2026-07-03｜周会｜客户续约》；标签【客户】【续约】【报价】【风险】【周会】；正文——背景：客户对续约价有顾虑。结论：本轮先不发报价。待办：下周三前与客户电话确认预期价格。风险：竞品已降价，客户可能转向。
人工检查发现「再等等」是客户的原话，AI 却写成「有顾虑」，这个判断太主观。你改回「客户未说明原因，等下周电话确认」，风险标签才保留。
可复制提示词
直接复制这条归档提示词
把下面规则和你的旧纪要一起发过去，AI 会按同一套标准输出。
你是我的会议纪要归档助手。下面是你需要遵循的库内规则：
1. 标题格式：YYYY-MM-DD｜来源｜主题。
2. 正文固定四段：背景、结论、待办、风险。
3. 标签只能从这些词里选：「客户」「报价」「续约」「风险」「周会」「待办」。
请把下面的旧会议纪要按规则改写。原话里没有的信息一律写【待确认】，不要补人名、日期或结论。最后用一行列出采用的关键词，供我核对。
旧纪要：
[粘贴原纪要标题和正文]人工检查
归库之前，用这张清单过一遍
标题里有没有日期、来源、主题三样？《7月3日会议》这种只有日期的要重写。
正文是否四段齐全？缺内容的一律标【待确认】，不许留空或让 AI 补。
标签是否都在词表里？「重要」「一般」这种词删掉。
有没有把客户的犹豫改写成客户的态度？「再等等」只能写「未确认原因」，不能写「客户有意向」。
用真实搜索词搜一遍，关键纪要能不能命中？搜不到就回去改标签。
规则和词表是否写进了知识库说明页？没有的话，下个月又会回到两种写法。
可直接套用的流程
1. 先写清楚任务目标：这次要让 AI 帮你完成什么工作，而不是泛泛地问一个问题。
2. 再给资料边界：哪些背景、数据、约束、口径必须被使用，哪些内容不能编。
3. 最后规定输出格式：用清单、表格、方案、话术还是复盘报告，并保留人工检查。
本篇所在栏目「知识文档」
本专题第 3 篇 / 共 5 篇