报销单据用 AI 分类并对齐费用科目

开场困境

五个科目，你全凭感觉点

周五下午，你把这周 23 张报销单的摘要贴进 Excel：打车见客户 45.8、美团外卖 32、打印纸 89、请客户吃饭 486、公司楼下咖啡 18。你打开费用科目下拉框，差旅费、办公费、业务招待费、员工福利费、餐补，五个选项，你全凭感觉点，财务打回 9 单。

报销分类不难，难在每条都要对上公司规则：打车见客户算差旅交通，不算办公费；请客户吃饭要写陪客名单；员工餐单次超过 30 元要按流程重新确认。你的问题不是不会分类，是没有把规则摆在每条单据旁边。

错误做法

丢一叠发票给 AI，等于让它猜

错误做法是把发票照片直接丢给 AI，问「这些分别算什么科目」。AI 没见过你公司的科目表，只能按通用标签瞎猜，最常见的结果是把「打车去见客户」归成办公费、把「请客户吃饭」归成员工福利费、把「楼下咖啡」归成办公费。科目选错了，后面对账、分摊、税务全跟着错。

实操流程

5 步把「凭感觉」改成「有依据」

输入样例：先把公司科目表整理成两列——科目｜认定标准。例如：差旅费-市内交通｜市内因公出行，单据需有出发地和目的地；业务招待费｜招待客户/合作方的用餐，须备注陪客人数与姓名；办公费｜办公耗材、文具、打印；餐补｜员工工作餐，单次上限 30 元；员工福利费｜团队集体下午茶或团建用品。再把报销单整理成三列：单据号｜摘要｜金额。

1. 把公司费用科目表复制成两列「科目｜认定标准」，每个标准必须能判断，写不了就标【待确认】，别让 AI 猜。
2. 把报销单整理成三列：单据号｜摘要｜金额，摘要保留原话，例如「8月8日打车从公司到望京客户张经理」「8月9日购买打印纸3包」。
3. 把科目表和单据一起发给 AI，要求逐单输出：建议科目、判断依据（引用规则原文或单据关键词）、待确认项。
4. 让 AI 把没有明确对应规则的单据单独列一栏，例如「公司楼下咖啡 18 元」既不是办公耗材也不是团队福利，标【待确认】。
5. 把 AI 结果复制回 Excel，人工过一遍科目、依据、待确认，处理完全部待确认项后再导入报销系统。

案例

一条火锅单，AI 标出缺陪客姓名

输入：科目表里写「业务招待费｜招待客户/合作方用餐，须备注陪客人数与姓名」；单据 FY-04 摘要「8月8日晚与客户张经理等3人吃火锅486元」。

AI 输出：建议科目＝业务招待费；判断依据＝摘要含「客户」且符合规则「招待客户用餐」；待确认＝缺陪客姓名，需补张经理、李主管两人的姓名。你补上备注，这条就过关。反过来，AI 会把「公司楼下咖啡 18 元」标成【待确认】，因为你没有「员工自购饮品」的规则，这正好提醒你去问财务，而不是硬塞进办公费。

可复制提示词

直接复制这条提示词

把下面这段连同你的科目表和单据摘要一起发给 AI，它会按你的规则逐单分类，缺规则的标待确认，不编科目。

你是费用报销分类助手。下面是我公司的费用科目规则表，每条包含科目和认定标准；下面还有一批报销单据，每条包含单据号、摘要、金额。

请逐单输出一张表，每行包含：单据号｜建议科目｜判断依据｜待确认项。
要求：
1. 建议科目只能来自我给的科目表，科目表里没有任何科目能对上的，写【待确认】，不要自己编科目。
2. 判断依据必须引用科目规则里的关键词或单据摘要里的原话，例如「摘要含'客户'，符合业务招待费'招待客户用餐'」；禁止写「感觉像」「一般算」。
3. 金额、人头、陪客名单这类可能影响归类的信息缺失时，写进待确认项并要求人工补齐。
4. 最后单独列出所有【待确认】单据，并写一句你需要去问财务的问题。

我的科目表：
[科目｜认定标准]

我的单据：
[单据号｜摘要｜金额]

人工检查

导入系统前，过一遍这五条

AI 只负责把规则和单据摆在一起，你负责最后一关：确认每条都有科目、有依据、没有待确认。清完这五条，23 张单据就能一次过审。