开会前用 AI 做材料预读：背景、分歧点、要拍板的问题一次列清
周会前一天，把材料按「板块编号+页码」喂给 AI，拆成背景、分歧点、要拍板的问题三栏，输出一页《会前预读单》，开会不懵、不跑题、也不替人拍板。
适合人群
开会前常被几十页材料砸晕的职场新人，尤其适合项目、运营、产品岗
先解决什么
开会前给了 58 页材料，新人不知道哪些是背景、哪里在吵架、哪些问题要当场拍板，会上只能装懂。
学完结果
一张《会前预读单》，把背景、分歧点、要拍板的问题三条线写清，每条都标来源页码。
你会学到什么
会前预读不是读完材料，而是先分清背景、分歧、要拍板这三件事
把材料按「板块编号+页码」喂给 AI，拿到的才是能上会的预读单
分歧点要写清「谁和谁、争什么、各有什么依据」，不然没法点名请教
数字、人名、期限、选项数量必须回原文逐条核对，不轻信 AI 的页码
开场困境
58 页材料，你只记住了「好像要换供应商」
周三下午，领导甩来 58 页《Q3 供应商调整方案》，留言「明天 9 点讨论，你提前看」。你翻完只记住：好像要换供应商。会上领导问新方案贵在哪，你翻不到原文；财务和采购吵起来，你听不明白争什么；最后投票，你连选项都没数清。
预读不是把材料读完，而是拆成三件事：背景讲清现状，分歧点指出谁在争、各有什么依据，要拍板的问题列出选项和期限。三件事理清，一页纸就够了。
错误做法
别把 58 页整份丢给 AI 说「帮我总结」
错误做法是把整份材料丢给 AI，说一句「帮我总结一下」。你会拿到一份什么都提、什么都没重点的长文，背景和分歧混在一起，照样不知道明天该听什么、该答什么。
反例：让 AI「总结 58 页方案」，得到 3000 字流水账，会上还是找不到「贵在哪」。
反例：AI 说「部分同事认为成本更重要」，没写是谁、依据什么，你没法点名请教。
反例：AI 把可选方案数成 3 个，实际是 4 个，漏掉的刚好影响投票。
反例：直接信 AI 写的「8/15 前确认」，原文是「8/15 前提交意见」，提前两天催了同事。
实操流程
5 步把材料变成一页预读单
先给材料分板块，再让 AI 逐块拆。每句话都能回原文找，AI 就编不了页码。
- 通读目录和小标题，把材料标成编号板块，例如「板块1 现状、板块2 方案对比、板块3 风险」。
- 把板块原文连同页码粘贴进文档，一次只喂 3-4 个板块，避免丢细节。
- 让 AI 按「背景 / 分歧点 / 要拍板的问题」三栏输出，每条必须标来源页码。
- 对着原文逐条核对数字、人名、期限、选项数量，拿不准的标「待核对」。
- 合并成一页《会前预读单》，开会时只看这一页，不再翻长材料。
案例
一个供应商方案，三句话就拆清了
输入：板块2 方案对比（第12-18页）：方案A 保留现供应商，季度价 8.2 万，账期 45 天；方案B 换新供应商，季度价 7.6 万，账期 30 天，装机需 2 天。财务：B 价低但现金流提前，谨慎；采购：B 交期不稳，A 有合作记录。8/15 投票选一个。
输出：背景——Q3 采购量涨 20%，现供应商产能吃紧；分歧点——财务（保现金流，倾向 B）vs 采购（保交付，倾向 A），依据是账期和交期；要拍板——8/15 前投票选 A 或 B，页码 12、15、17。
可复制提示词
直接复制这条提示词
把提示词和带页码的板块原文一起发给 AI，就能拿到预读单初稿。
你是我的会议预读助理。下面是我即将参加的会议材料，已按「板块编号+页码」标注。请只输出一页《会前预读单》，分三栏：1）背景：用 3-5 条讲清现状和为什么开这个会；2）分歧点：每条写清「谁和谁」「争什么」「各自依据」；3）要拍板的问题：列清问题、选项、期限、谁负责。每条必须标来源页码，不要编造数据、人名和期限，拿不准的标「待核对」。
会议材料：
[粘贴带页码的板块原文]人工检查
上会前用这张清单过一遍
每个数字和人名，能不能在原文找到？找不到就删或标待核对。
分歧点是否写清「谁和谁、争什么、依据」？只有结论没有依据的不算。
要拍板的问题是否和议程对得上，选项数量有没有数全？
所有期限是否回原文核对，有没有 AI 自己补的日期？
背景里有没有混进 AI 的推测？只保留原文说过的事实。
预读单能不能一页看完？不能就继续砍。
可直接套用的流程
1. 先写清楚任务目标：这次要让 AI 帮你完成什么工作，而不是泛泛地问一个问题。
2. 再给资料边界：哪些背景、数据、约束、口径必须被使用，哪些内容不能编。
3. 最后规定输出格式：用清单、表格、方案、话术还是复盘报告，并保留人工检查。
本篇所在栏目「职场 AI 提效」
本专题第 39 篇 / 共 45 篇