报价单发出去之前，先写一页“包含什么、不包含什么”的说明附页

教程定位

这篇教程解决什么问题

这篇教程帮你做一件具体的事：在报价单发出去之前，用半小时产出一页《报价说明附页》，把价格由哪些部分构成、服务覆盖到哪、不覆盖什么、报价多久有效、依赖客户提供什么材料全部写清楚。做完之后，客户再追问“这个价格含不含税”“上门费算在里面吗”“你们到底交付什么”，你可以直接引用附页上的条目回答，而不是临时翻聊天记录猜。

报价说明附页不是合同，也不是逼客户签字的文件。它是一张降低沟通成本的事实页。它解决的核心问题是：报价单上的数字是结果，客户却需要知道这个数字是怎么来的、边界在哪里。边界写得越清楚，后续谈判越省力。

使用场景

什么情况下最适合用这一套

你是直接面对客户的销售代表。你刚给客户发了一版报价单，五分钟后客户回复：“这个价包括实施吗？以后加功能怎么算？发票税率是多少？我们这边要准备什么？”这些问题如果分散在微信、邮件和电话里回答，同一套解释你可能要重复讲四五遍，而且不同客户问的角度还不一样。

更麻烦的情况是：销售同事之间的报价口径不一致。有人把培训费算进服务费，有人单独列一行；有人默认含 13% 增值税发票，有人默认不含。客户把两家的报价放在一起比，就会觉得你们的数字“看起来便宜但实际可能加钱”。

这篇文章的读者就是被这种解释成本占满时间的销售。你手里有现成的报价单和价目表，但缺少一个把口径固定下来的动作。

材料准备

开始前先把材料和边界备齐

开始之前，把下面这些材料找齐，缺哪一项就在附页里标注“待确认”，不要替公司编一个口径：

不需要等所有材料齐全才动手。可以先做一版“已确认口径”，把不确定的条目标黄或写成“待确认”，比发一版什么都没有的报价单强。

1. 最新版报价单：包含产品、数量、单价、总价，以及报价单号或版本号。
2. 产品价目表或服务价目表：至少能查到标准价、折扣价、实施费、培训费、年费、续费价格。
3. 服务范围说明：实施包含哪些动作、交付物是什么、验收标准有没有文档。
4. 客户需求记录：客户要解决什么问题、用到哪些模块、有多少用户、在哪个区域。
5. 折扣政策：谁有权限给折扣、折扣有效期、是否影响后续续费。
6. 开票与付款信息：可开什么税目和税率、付款节点、是否支持分期。

实操流程

按这套步骤把工作跑起来

【第一步：把报价单拆成价格组成】

先把报价单的总价拆成几个客户能理解的组成块。常见的拆法：

拆完以后，把每个组成块写进表格，后面附页直接复用。

【第二步：写清“包含什么”和“不包含什么”】

“包含”要具体到动作和交付物，不要写“全方位支持”。例如：

如果某一条现在没法确定，就写“以补充协议为准”，但不要为了促成单子故意不写。

【第三步：写假设条件和客户需配合项】

报价往往建立在一些假设上。把它们写出来，能避免成交后扯皮：

【第四步：写有效期和变更规则】

写清楚报价有效期，例如“本报价自发出之日起 15 天内有效，逾期需重新确认价格”。同时写清什么情况需要重报：需求范围变化、账号数变化、付款方式变化、第三方价格变化。

【第五步：用 AI 生成初稿】

把前面四步整理好的事实粘贴给 AI，让它按统一结构生成附页初稿。输入和提示词见下文。

【第六步：人工核对并定稿】

AI 生成的内容只当草稿。你至少要核对三件事：金额与价目表一致；权限内的折扣没有写错；没有出现“保证效果”“同类最低价”这类无法承诺的话。核对后把附页转成 PDF 或和报价单放同一个文件发给客户。

发出去之前，还可以自己模拟一遍客户会怎么问。用手机把附页读一遍，凡是读到“含”“不含”“按”“以……为准”这些词，都停下来确认有没有对应的具体条目。如果连你自己都要猜“这个含不含税”，客户一定更猜不透。另一个实用做法是让同事扮演客户，只给附页不给报价单，看他能否回答出总价包含几部分、有效期到哪天、需要配合什么。回答不上来的地方，就是附页还要补的地方。

【第七步：把常见追问整理成问答附页】

报价发出后，客户仍然会问一些个性化问题。不要每次都重新写长解释，可以把附页里最容易引起追问的点整理成一组问答，追加在附页末尾。常见的问题包括：

每个问题用两到三行回答，写清楚条件和边界。这样客户自己能先查一遍，销售也不用反复解释同一个口径。

• 软件订阅/许可费：按年还是按月，包含多少个账号。
• 实施服务费：现场还是远程，包含几次培训。
• 硬件或第三方费用：客户自行采购还是你方代采，是否含税。
• 年费/维护费：第一年是否含在总价里，第二年怎么收。
• 税费：报价含不含增值税，税率多少，发票类型是什么。
• 包含：远程实施 5 个工作日、管理员培训 1 场（2 小时）、上线后 30 天内的远程答疑。
• 不包含：客户现场的出差交通食宿、超出 30 天的专属运维、客户定制报表开发。
• 账号数量以 50 个为上限，超出部分按每个账号每年 120 元计。
• 客户需在实施开始前提供测试账号、接口文档和对接人。
• 客户内部审批流程需在 5 个工作日内完成，否则交付时间顺延。
• 合同价格是不是和报价单一致？不一致以哪个为准？
• 如果中途增加门店数量，价格怎么调整？
• 培训可以线上参加吗？有没有录播？
• 发票什么时候开？开票信息需要客户提供什么？
• 超出有效期后重新报价，需要走什么流程？

输入示例

可以直接参考的输入材料

下面是一个真实的输入结构，你可以直接复制替换成自己的数据：

报价单信息：
- 客户：华东某连锁餐饮公司
- 报价单号：Q20260808-012
- 产品：门店巡店系统基础版
- 数量：30 家门店，共 60 个账号
- 总价：人民币 96,000 元（含税，税率 6%）
- 付款：签约后 30%，验收后 40%，上线后 30%

价格组成：
- 软件许可：60 个账号，2 年，共 60,000 元
- 实施服务：30 家门店数据迁移和 3 场培训，共 30,000 元
- 首年运维：远程支持与版本更新，共 6,000 元

服务边界：
- 包含：数据迁移、管理员培训 3 场、上线后 30 天远程答疑
- 不包含：门店现场出差、定制报表、接口二次开发

假设：
- 门店现有系统能在 8 月 20 日前开放导出权限
- 每家门店提供 1 名对接人

有效期：15 天

提示词

可复制使用的提示词

你是一名售前支持人员。根据下面的报价事实，写一份一页纸的《报价说明附页》，发给客户前由销售人工复核。

要求：
1. 结构固定为：报价摘要、价格组成、包含内容、不包含内容、假设条件、客户需配合项、有效期与变更规则。
2. 所有数字和条目只能来自我提供的事实，禁止补充我没写的价格、政策或承诺。
3. 语气专业但不夸张，禁止写“保证”“最低价”“绝对没问题”。
4. 对不确定的项目，标注【待确认】。
5. 输出为 Markdown 表格加条目列表，方便我直接转成附件。

报价事实如下：
{{粘贴上面的输入样例}}

输出样例

AI 应该输出到什么程度

把上面的提示词交给 AI 后，可能得到类似下面的初稿：

### 报价说明附页

**报价摘要**
- 客户：华东某连锁餐饮公司
- 报价单号：Q20260808-012
- 含税总价：人民币 96,000 元（增值税税率 6%）
- 有效期：自发出之日起 15 天

**价格组成**
| 项目 | 内容 | 金额（元） |
| --- | --- | ---: |
| 软件许可 | 60 账号 × 2 年 | 60,000 |
| 实施服务 | 数据迁移 + 3 场培训 | 30,000 |
| 首年运维 | 远程支持与版本更新 | 6,000 |

**包含**
- 30 家门店现有数据迁移
- 管理员培训 3 场，每场 2 小时
- 上线后 30 天远程答疑

**不包含**
- 门店现场出差产生的交通、食宿
- 定制报表与接口二次开发
- 超过 60 个账号的增量许可

**假设与客户需配合**
- 8 月 20 日前开放数据导出权限
- 每家门店指定 1 名对接人
- 客户内部审批在 5 个工作日内完成

人工验收

人要怎么检查和改到可用

AI 生成的附页不能直接发。请按下面的检查清单过一遍：

修改完后，把附页和报价单一起存档，并记录发给客户的日期和版本号。以后客户追问时，直接引用对应条目。

1. 金额核对：逐行把价格组成加起来，确认等于报价单总价；含税/不含税口径要一致。
2. 折扣核对：如果给了折扣，确认折扣在你的授权范围内，并检查是否影响续费价。
3. 范围核对：把“包含/不包含”和产品交付标准对一遍，删掉任何超出产品能力的描述。
4. 假设核对：所有假设都必须是业务上真实存在的条件，不要为了显得严谨而编造时间节点。
5. 合规核对：如果公司对发票、税率、质保有统一口径，以公司口径为准；不确定就找财务确认，不要写“大概”。
6. 语气核对：删掉“保证”“绝对”“最低”等无法兑现的词。

失败反例

这些失败反例要提前避开

**反例 1：只写总价不写组成。** 客户看到总价后第一反应是“怎么这么贵”，因为你没有告诉他钱花在哪里。拆成软件、实施、运维后，客户至少能判断哪部分可以谈，而不是全盘质疑。

**反例 2：把“不包含”藏起来。** 为了不吓跑客户，只写包含项，不写不包含项。结果客户默认“你们都会做”，成交后出现额外费用时直接变成投诉。不包含项必须写在报价阶段。

**反例 3：有效期写“长期有效”。** 一个月后成本上涨，客户拿旧报价来要求履约，你只能吃差价或毁约。有效期必须写具体日期或天数。

**反例 4：AI 初稿里有编造的承诺。** AI 可能补一句“免费提供 7×24 小时专属客服”，但公司根本没有这个服务。凡是 AI 输出的内容，都要回到价目表和服务范围逐条核对。

**反例 5：每个销售口径不一样。** 有人含税有人不含税，有人包培训有人不包。客户横向一比较就会觉得你们的报价不透明。附页就是把口径固定下来的最小工具。

**反例 6：附页发了，但报价单本身没有版本号。** 客户拿到的可能是两周前的旧版，双方对不上账。报价单和附页都要有版本号或日期，发出去之后不要悄悄改，改了就要重新发一版并说明。

主题边界

它和相邻主题的区别

这篇解决的是“报价发出前的范围与构成说明”，它不教你怎么谈折扣，也不教你怎么处理客户嫌贵时的异议。与《客户嫌贵时，怎么先证明价值，再守住可让步边界》相比，这篇默认价格已经定好，重点是把价格组成和边界说清楚；与《客户口头同意后，怎么把签约未决事项逐项关掉》相比，这篇发生在报价阶段，而签约未决事项处理发生在客户同意之后。