SOP 用 AI 检查步骤是否完整、能否被新人照做

开场困境

新人第一天连问四个问题，我才发现 SOP 等于没写

上周来了个客服新人，我把《退款处理 SOP》发给他。十分钟后他连问四个问题：核对订单是核对金额还是地址？联系库房用电话还是企业微信？退款在哪个系统退？超时算谁的？我答不上来，因为 SOP 原文只有四个词组：核对订单、联系库房、退款、登记。

SOP 能让人照做，不是因为它像流程，而是每一步都写清了对象、触发条件、权限、超时处理。缺这四个信息，新人只能追着老员工问。

错误做法

别把旧 SOP 丢给 AI 说「帮我优化」

错误做法是把旧 SOP 整段丢给 AI 说「帮我优化」。AI 没有你的系统、你的库房，只会把缺的字段用「及时沟通」「上报审批」填空，编出根本不存在的步骤。

实操流程

5 步把旧 SOP 拆成能照做的版本

输入样例：把 SOP 逐条改写成短句，一句只留一个动作。《退款处理 SOP》改成：1. 在客服后台找到退款申请。2. 核对订单金额和收货地址。3. 联系库房确认是否已发货。4. 在收银系统发起退款。5. 在退款登记表写一行。

1. 把旧 SOP 拆成短句，每句只写一件事，删掉「尽快」「及时」这类词。
2. 每句自问三件事：对谁做？什么情况才做？做完的正常结果是什么？不确定的标【待确认】。
3. 把短句和提示词发给 AI，让它按对象、触发条件、权限、超时四栏列缺口，只准提问、不准补步骤。
4. 拿缺口表找真实操作人逐条回答，AI 猜的答案一律删掉。
5. 把补好的 SOP 发给一个新人，不部署提示让他走一遍，卡在哪就改哪。

案例

一条退款 SOP，AI 查出四个没人写过的缺口

输入：上面那 5 条短句。AI 输出缺口表：步骤 2 缺核对对象——金额、地址还是发货状态？步骤 3 缺联系方式——企业微信还是电话？缺回复时限——多久不回要不要升级？步骤 4 缺系统路径和上限——收银系统点哪里、退款上限多少？全流程缺分支——已发货、未发货、拒收分别怎么走。

拿着表问客服主管和库房，十分钟问齐：金额和地址都核对；库房用企业微信；30 分钟不回升级主管；退款上限 500 元；已发货先走退换货。补回 SOP 后新人只问了一个问题。注意：上限和时限必须来自真人，不是 AI 替你定的。

可复制提示词

直接复制这条提示词

把下面这段连同你拆好的短句发给 AI，它会按四栏列缺口，只提问、不改写。

你是一名流程审计助手。下面是我拆好的 SOP，每行只有一句话、一个动作。请不要改写我的流程，也不要补写任何新步骤。请按以下四栏逐条检查，凡是原话没写的就列为缺口：
1. 对象：这一步对谁做？数据、订单、商品，还是某个人？
2. 触发条件：什么情况下才做这一步？什么情况跳过？什么情况走分支？
3. 权限：谁有资格做？在哪个系统、点哪个入口？金额或范围上限是多少？
4. 超时处理：多久没完成怎么办？找谁升级？
每条缺口只准用问句提出，并标出它来自第几步。最后单独列出你无法判断、需要真人确认的问题。

[粘贴你的 SOP 短句]

人工检查

改完 SOP，用这张单子验收

AI 只负责把看不见的缺口摆上台面，能不能被新人照做，最终靠一个真人试走一遍。