合同别直接丢给法务：先用 AI 把背景材料整理成准备单

教程定位

这篇教程解决什么问题

业务把合同发给法务时，最常见的对话是：“这份合同帮我看看，今天能出意见吗？”法务打开一看，只有一份对方发来的合同扫描件，没有交易背景、没有金额构成、没有谈判过程，连对方公司全称都要自己去查。法务只能先回一长串“请补充以下材料”，来回两三轮，三天就过去了。

这篇教程教你做一份合同审阅准备单：在合同发给法务之前，把交易目的、金额、期限、对方信息、已谈妥条款和待法务判断的问题整理清楚。你会用 AI 帮你从合同初稿、报价单和沟通记录里抽取信息，但交易事实必须由经办人确认，法务判断必须留给法务。

做完之后，法务收到的不再是一份裸合同，而是一份“背景事实 + 已确认事项 + 待判断问题”的准备单，审阅效率会明显提高。

使用场景

什么情况下最适合用这一套

你是业务负责人或合同经办人，可能是销售、采购、项目经理，也可能是小公司的运营。你的合同来源五花八门：客户发来的框架协议、供应商的采购合同、合作方的联合推广协议。你希望法务尽快给出意见，但你发现自己经常被问住：

这些问题的答案不在合同里，而在你的沟通记录和脑子里。准备单的作用，就是把它们提前写下来，让法务一次拿到全部上下文。

• “这次交易总共多少钱，含不含税？”
• “付款节点是谁谈的，先票后款还是先款后票？”
• “对方说要改付款条款，我们口头同意过吗？”
• “如果延期交付，内部能接受什么后果？”

材料准备

开始前先把材料和边界备齐

做准备单前，收集这些材料：

准备时注意：不要因为赶时间就跳过“对方是谁”这一栏。合同审阅最耗时的不是条款本身，而是法务还要替业务去查交易背景。

1. **合同初稿**：PDF、Word 或扫描件，尽量拿到可编辑版本。
2. **对方公司资料**：公司全称、统一社会信用代码（如有）、对接人姓名和角色、对方合同模板来源。
3. **报价单或订单明细**：金额、币种、是否含税、数量、单价、支付方式。
4. **沟通记录**：微信、邮件、会议纪要里和合同条款相关的确认，特别是“对方说可以改”“我们同意了”这类对话。
5. **内部审批要求**：公司对合同金额、折扣、付款条件、合作期限的审批权限。
6. **业务背景**：为什么做这笔交易，不做会怎样，有没有替代方案。

实操流程

按这套步骤把工作跑起来

【第一步：先填“交易事实”，再谈条款】

准备单的第一部分是交易事实，包括：

只填你知道的，不知道的标“待确认”，不要瞎猜。

【第二步：整理“已谈妥但没写进合同”的事项】

这是准备单最有价值的部分。把沟通记录里双方已经确认但合同里没体现的内容列出来，例如：

每一条都要注明：谁在什么时候说的、有没有书面记录。法务只有知道这些，才能判断要不要让合同覆盖口头约定。

【第三步：列出“需要法务判断的问题”】

不要用法务的术语问，用业务的语言问：

问题要具体，不要写“请审阅全部风险”。法务会审全部，但你需要先把最担心、最敏感的点标出来。

【第四步：用 AI 抽取初稿】

把合同初稿、报价单和沟通记录输入 AI，让它按“交易事实 / 已确认事项 / 待确认事项 / 待法务判断问题”四部分生成准备单初稿。AI 擅长从长文本里抽信息、找矛盾，但它不知道你们内部口头承诺了什么，所以所有“已确认事项”必须由你逐条确认。

【第五步：人工确认事实】

准备单定稿前，经办人逐项确认：金额有没有写错、期限对不对、沟通记录有没有断章取义。事实错误比格式混乱更危险。

【第六步：和合同一起发给法务】

发送时说明：哪些是已确认事实，哪些是待确认，哪些是你们最需要法务回答的问题。法务如果还缺材料，他问的问题也会更少、更准。

• 交易目的：买什么、卖什么、合作什么；
• 合同金额：总价、单价、币种、含税与否；
• 期限：合同起止、交付时间、服务期限；
• 付款：金额节点、先票后款还是先款后票；
• 对方：公司全称、对接人、合同来源。
• “对方口头同意交付期可以延后两周”；
• “折扣 8 折是我们领导在电话里同意的，合同里还是原价”；
• “对方说预付款可以先付 30%，合同模板写的是 50%”。
• “对方要求我们承担无限赔偿责任，我们能接受吗？”
• “合同里写的违约金比例是不是偏高？”
• “这个数据使用条款我们内部能做到吗？”
• “对方是境外公司，用他们的法律管辖有问题吗？”

输入示例

可以直接参考的输入材料

下面是可复制改写的输入样例：

请帮我整理一份合同审阅准备单。

【合同初稿】对方公司发来一份《软件采购框架协议》，合同编号暂空，附件含报价单：年费 12 万元（未注明含税），首年含实施费 3 万元，续费按 8 折。付款条款写“合同签订后 30 日内付清全款”，交付条款写“收到款项后 60 日内完成部署”。

【沟通记录】
1. 7 月 10 日对方销售在微信说：“年费可以按 12 万，但实施费能不能分两期？”我方项目经理回复“可以再谈”。
2. 7 月 12 日邮件：我方领导提出“先付 50%，部署验收后付 50%”，对方未明确回复。
3. 7 月 15 日会议：对方口头同意“如果因为我方原因延期部署，可以给两周宽限期”，但没写进合同。

【我方信息】采购方为某科技有限公司，经办人：王经理。这笔采购是为了替换现有考勤系统，影响 200 名员工的月度薪资流程，替换窗口在 9 月前。

请按交易事实、已确认事项、待确认事项、待法务判断问题四部分输出。

提示词

可复制使用的提示词

你是合同审阅准备单整理助手。下面是我提供的合同初稿、报价单和沟通记录：{材料}。

请输出一份合同审阅准备单，分四部分：
1. 交易事实：交易目的、金额与币种、含税情况、期限、交付节点、付款节点、对方公司信息、我方经办人。信息缺失处标注“待确认”，不要猜测；
2. 已确认事项：双方在沟通记录里明确表达过一致意见的事项，每项注明“谁、何时、以什么方式确认”；
3. 待确认事项：只有单方面提出、对方未确认，或记录含糊的事项；
4. 待法务判断问题：把我方最关心的商业风险转成具体问题，例如赔偿上限、付款节点、交付延期责任、数据使用、管辖法律。

要求：不给出法律结论，不判断条款是否合法；只整理事实和问题；分不清的地方标注“待经办人确认”；不要编造沟通记录里没有的承诺。

输出样例

AI 应该输出到什么程度

这份准备单已经能让法务直接开始工作，而不是先追问背景。

【一、交易事实】
- 交易目的：采购软件替换现有考勤系统，影响 200 名员工薪资流程，替换窗口 9 月前。
- 金额：年费 12 万元，首年含实施费 3 万元，续费 8 折；是否含税未注明，待确认。
- 期限：框架协议起止日期未见，待确认；部署为收到款项后 60 日内。
- 付款：合同模板为签订后 30 日付全款；沟通中有分期讨论。
- 对方：软件供应商，公司全称待确认；对接人：销售，姓名待补充。
- 我方：王经理，采购经办人。

【二、已确认事项】
- 7 月 10 日微信：对方提出实施费分期，我方回复“可以再谈”——这是讨论意向，不是最终确认，应归入待确认。
- 7 月 15 日会议：对方口头同意因对方原因延期部署可给两周宽限期——我方记录为口头确认，无书面记录，需经办人确认是否属实。

【三、待确认事项】
- 实施费分期比例和节点（我方未回复最终方案）。
- 50% 预付 / 验收后 50% 的方案，对方未确认。
- 合同是否含税、开票类型。
- 框架协议的适用主体和续费期限。

【四、待法务判断问题】
- 先付全款后部署对我方的资金风险如何控制？
- 口头同意但未写入合同的宽限期，是否需要以补充条款固定？
- 对方提供的格式合同是否包含责任上限或单方解约条款？
- 数据迁移和旧系统停用期间的违约责任如何划分？

人工验收

人要怎么检查和改到可用

定稿前，经办人必须做这些检查：

特别注意：准备单不是法律意见，也不能代替法务审阅。它只是把事实整理好，让法务把时间花在判断上，而不是花在补背景上。

1. **金额和日期逐字核对**：准备单上的数字错误会让法务基于错误事实给意见。
2. **口头确认要标注“无书面记录”**：口头承诺必须有确认人、时间和场景，不能含糊写“对方同意”。
3. **区分“我方想改”和“双方已同意”**：只有双方都明确表态的事项才能进“已确认事项”。
4. **问题不要超出合同范围**：待法务判断的问题要具体到这份合同，不要问“一般合同怎么写”。
5. **缺失信息用“待确认”而非留空**：留空会被误读为“没有”，待确认会被法务看到并追问。

失败反例

这些失败反例要提前避开

反例 1：只发合同，不写交易背景。 结果：法务问“这笔交易为什么做”，业务答“客户要的”，法务无法判断条款是否合理，只能先发补料清单。

反例 2：把口头意向写成已确认事项。 结果：准备单写“对方同意实施费分期”，但对方只是说“可以再谈”。法务按已确认处理，谈判后期对方反悔，内部以为已经谈妥，产生纠纷。

反例 3：金额没核对含税情况。 结果：合同写 12 万，业务默认含税，财务按不含税入账，付款时差出 13% 的增值税，法务和财务互相推诿。

反例 4：问题清单写成“请审阅所有风险”。 结果：法务确实会审所有条款，但你最担心的付款节点和延期责任没有被优先回答，回复里全是通用意见，你还要再追问一轮。

反例 5：用 AI 整理后不核对事实。 结果：AI 把“可以再谈”归纳成“同意分期”，准备单带着错误事实发给法务。AI 输出必须由经办人逐条确认，这是准备单流程的硬门槛。

主题边界

它和相邻主题的区别

这篇解决的是“合同送审前的背景整理”，产出是准备单，不涉及法律意见。它和法务内部的合同审查清单不同，后者是法务审阅时的检查项；它也和采购审批流程不同，本篇聚焦把交易事实讲清楚，而不是审批权限。它属于财务法务（`finance-legal`）分类下的合同审阅准备，和报销类、发票类教程互补：那些解决钱怎么报，这篇解决合同怎么审得动。

如果你发现法务每次都要反问背景，先从准备单开始；如果准备单有了但法务还是慢，再检查是不是问题清单不够具体。